参加过大型展会的朋友应该都有过这样的体验,当你到达展会举办地,少则数页,多则数十页的会务流程、行程安排、交通指南、餐饮安排便会送达你的手中,要想轻松快捷地找到自己所需行程几乎是一件不可能的事而一旦展会日程、项目有所更改,要通知到数以千计的来宾更是一个恐怖的工作量。

然而,这一切在9月7日举办的第四届中国西藏旅游文化国际博览会(以下简称“藏博会”)上将被完全颠覆。据了解,在这一届全面采用“智慧接待”系统的藏博会上,西藏高驰科技信息产业集团有限责任公司为藏博会搭建的信息化管理平台,让与会嘉宾和接待人员可以通过这套系统实现实时、无缝的信息化智慧接待。

智慧接待,“刷脸”知晓会务安排

在近年来的政府工作报告中,多次提到了“互联网+”行动计划被多次提及。随着“互联网+”行动的快速推进,互联网+技术已广泛融入了电子商务、移动支付、共享经济、政务办理等众多领域。为加快信息系统互联互通,打通信息孤岛,实施一站式服务等举措,第四届“藏博会”贯彻执行了信息化理念,通过互联网和移动互联网彻底告别了繁琐的人力会务组织和接待时代,实实在在地用信息智能化拥抱来宾。

记者了解到,智慧接待系统分为嘉宾人脸识别智慧接待一体机,与会务接待管理APP及藏博会掌上服务移动官方网站三个呈现形式,通过这套系统可以实现会务管理全流程信息化。

在会议举办前,主办单位以电子邀请的方式邀请嘉宾将个人信息、行程信息反馈给主办方进行录入。等嘉宾到达会议举办地(拉萨)后,通过查看手机便可及时获取乘坐车辆信息、下一目的地、住宿安排等信息。而主办方也可通过查看手机了解掌握嘉宾的接待和会务安排情况,灵活处理嘉宾用车及之后行程安排。移动签到、自动识别,不仅节省了大量人力成本,还能大大提高接待准确性。

智慧会务,信息云处理实现数据流循环

在这套智慧接待系统当中,还有一个极为亮眼的技术:刷脸卡!在将嘉宾信息录入接待系统中时,嘉宾只需要提供一张证件照片,与会时便可以无需任何证件,仅凭“刷脸”通行于各大会场和接待场所。

智慧接待系统实现了会务管理跨部门跨层级信息化数据互通,接机、交通、入住、参会任何一个服务接待行程修改,系统会将信息同步推送到所有使用者终端中。比如与会嘉宾入住酒店更换,该嘉宾所有相关接待员使用的接待APP中会实时显示已更换酒店信息。而在会务服务方面,也将启动自动化服务。根据参会人员的类型,根据会务组提供的座次匹配规则,会务管理系统会自动划分座位区域和座位号。

对主办单位而言,智能化信息云处理也大大提高了办事效率。工作人员可以通过手机app查看嘉宾各点位的签到情况,数据会同步到相关工作人员的app和参会嘉宾微站个人中心,主办方通过web端和手机移动端便可实时查看数据,监控各分会场流量情况。

结语:

通过设计综合性的智能会务全能管家,统一入口,在互联网上实现与会人员行程收录、接机安排、住宿管理、会务发布、电子签到、通知推送等会前、会中、会后10余项会务服务。实现了以“智能会务”根本性改变传统的接待模式,极大的节约了人力、物力、财力,全方位提升了与会人员体验西藏现代化、信息化、智慧化城市建设的感知度。